¿Alguna vez has empezado el día pensando en hacer un montón de cosas y al finalizar te has dado cuenta de que no has hecho nada de esa grandiosa lista de tareas? 

Es algo que pasa constantemente, sobre todo cuando estás desarrollando un proyecto profesional. Sabes bien a dónde quieres llegar, eres consciente de todas las acciones que tienes que realizar para conseguir ese crecimiento, pero el día a día consume tu tiempo.  

Para evitar esto y sacar la máxima productividad a tus horas de trabajo lo primero es aprender a identificar estos temidos “ladrones del tiempo”, que acechan detrás de cada segundo de nuestro tiempo.  

Nosotros diferenciamos entre aquellos que se resuelven con cambios en la organización interna, es decir del propio trabajo, y aquellos cuya resolución implica en cambios en la organización externa al individuo, es decir cambios en la organización del equipo de trabajo. Para este último lo veremos en otro artículo.

Ladrones del Tiempo de organización interna:

1- Desorganización:

El primero y más importante a destacar. Porque no sirve con un “empiezo y ya”. Si al iniciar cada proyecto, dedicas unos minutos a organizar las tareas, la secuencia de éstas y el tiempo que lleva cada una, te darás cuenta de que el trabajo fluye con más facilidad.

2- Exceso de tareas:

Cuando nos encontramos ante una “avalancha” de tareas, puede que el caos nos “entierre” y empecemos por aquello que nos resulte más sencillo o que intentemos hacer varias cosas a la vez, haciendo que perdamos el foco. 

El Multitasking tan valorado, puede llegar a suponer un problema. En lugar de eso, recomendamos secuenciar, sabiendo distinguir entre lo Urgente y lo Importante.

3- Aplazar tareas. Procrastinar:

Es muy habitual tener la tendencia a dejar para otro momento aquellas tareas más tediosas, menos motivantes o que exigen más de nosotros. El problema es que aunque lo aparquemos a un lado, eso sigue estando ahí y, llegado el momento, se puede convertir en una urgencia difícilmente salvable. 

La clave está en asignar a cada tarea su momento y tiempo y, por supuesto, seguir esa planificación. Es recomendable elegir un momento del día en el que tu productividad suele ser más alta y empezar con una tarea sencilla y ágil que te active para enfrentarte a la más retadora. 

El Multitasking tan valorado, puede llegar a suponer un problema. En lugar de eso, recomendamos secuenciar, sabiendo distinguir entre lo Urgente y lo Importante.

4- Falta de conocimiento de los propios ritmos biológicos:

No todos somos iguales, cada persona tiene sus propios ritmos que hacen que tengan su momento de mayor productividad en una hora del día determinada. 

Hay personas matutinas, con mayor nivel de concentración por la mañana y, por el contrato, personas vespertinas, que trabajan mejor por la tarde o noche.

Esto puede ir variando a lo largo de la vida y dependiendo de los hábitos diarios de cada uno. Algo tan básico como la dieta o la actividad deportiva, puede hacer que varíe nuestro ritmo biológico. 

Es importante conocernos para detectar el momento en el que más energía podemos aportar. Forzarnos a realizar actividades que exigen mucho de nosotros en un mal momento, hará que tengamos que invertir mucho más tiempo en ello. 

5- Hiperperfeccionismo:

No, no todo tiene que salir perfecto. Quizás suena mal al principio, pero en la práctica debe ser así. Poner sobre la mesa cuánto se está invirtiendo en una tarea, junto con cuánto te van a pagar por ello, te ayudará a saber si realmente estás obteniendo un beneficio o si tienes que replantear la manera de hacer las cosas.

6- Distracciones:

invertir tiempo en tareas que no suman a tu objetivo o no tienen que ver con el trabajo que estás realizando. 

Las redes sociales, la televisión o cualquier notificación que nos llega constantemente al móvil, está hecha para distraernos. Es fácil caer en la trampa y darte cuenta después de unas horas, que no has avanzado nada porque estabas haciendo scroll en TikTok. 

Trabajar la autodisciplina para evitar estas distracciones te ahorrarán mucha pérdida de tiempo. 

7- Interrupciones:

A la hora de enfrentar las interrupciones es importante mantenerse firme. Si tú consideras que no es el momento de atenderlo, puedes rechazar la interrupción con educación. Una forma de evitar que la otra persona se moleste es estableciendo otro momento para atender su petición.